Αν και δεν είναι κυρίως πρόγραμμα ημερολογίου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε ημερολόγια. Υπάρχει μια ποικιλία διαθέσιμων προτύπων ημερολογίου που μπορούν να προσαρμοστούν σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, η οποία είναι συνήθως ταχύτερη από τη μορφοποίηση του ίδιου του ημερολογίου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια λίστα ημερολογίου από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και να την εισαγάγετε στο ημερολόγιο του Outlook.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Χρήση προτύπων Excel
Βήμα 1. Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο Excel
Όταν κάνετε κλικ στην ετικέτα "Αρχείο" ή στο κουμπί του Office και επιλέξετε "Νέο", εμφανίζεται μια ποικιλία προτύπων από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε.
- Για ορισμένες εκδόσεις του Excel, για παράδειγμα Excel 2011 για Mac, θα πρέπει να επιλέξετε "Νέο από πρότυπο" από το μενού Αρχείο αντί "Νέο".
- Η δημιουργία ενός ημερολογίου από ένα πρότυπο σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα κενό ημερολόγιο που μπορεί να γεμίσει με σημαντικές ημέρες. Αυτό το βήμα δεν θα μετατρέψει τα δεδομένα σας σε μορφή ημερολογίου. Εάν θέλετε να μετατρέψετε μια λίστα δεδομένων Excel σε ημερολόγιο Outlook, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα.
Βήμα 2. Αναζητήστε ένα πρότυπο ημερολογίου
Ανάλογα με την έκδοση του Office που χρησιμοποιείτε, ενδέχεται να υπάρχει μια ενότητα "Ημερολόγια" ή μπορείτε απλά να πληκτρολογήσετε "ημερολόγιο" στο πλαίσιο αναζήτησης. Ορισμένες εκδόσεις του Excel επισημαίνουν πολλά πρότυπα ημερολογίου στην κύρια σελίδα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αν ταιριάζει στις ανάγκες σας ή μπορείτε επίσης να αναζητήσετε διάφορα άλλα πρότυπα ημερολογίου διαθέσιμα στο Διαδίκτυο.
Η αναζήτηση μπορεί να οριστεί να είναι πιο συγκεκριμένη σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ακαδημαϊκό ημερολόγιο, χρησιμοποιήστε τη λέξη -κλειδί "ακαδημαϊκό ημερολόγιο" σε μια μηχανή αναζήτησης
Βήμα 3. Ορίστε το πρότυπο στη σωστή ημερομηνία
Μόλις ολοκληρωθεί η φόρτωση του προτύπου, θα δείτε ένα νέο κενό ημερολόγιο. Η ημερομηνία μπορεί να μην είναι ακριβής, αλλά συνήθως μπορείτε να την αλλάξετε χρησιμοποιώντας το μενού που εμφανίζεται κατά την επιλογή της ημερομηνίας.
- Αυτή η διαδικασία θα διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με το πρότυπο που χρησιμοποιείται. Συνήθως, μπορείτε να επιλέξετε το έτος ή τον μήνα που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο κουμπί που εμφανίζεται δίπλα του. Αυτό θα σας δείξει τις επιλογές για να διαλέξετε και το ημερολόγιο θα προσαρμοστεί αυτόματα.
- Συνήθως μπορείτε επίσης να ορίσετε την ημέρα που ξεκινά την εβδομάδα επιλέγοντας μια νέα και επιλέγοντάς την.
Βήμα 4. Ελέγξτε για συμβουλές
Πολλά πρότυπα έχουν πλαίσια κειμένου με άκρες που σας ενημερώνουν πώς να αλλάξετε την ημερομηνία ή άλλες ρυθμίσεις στο πρότυπο ημερολογίου. Θα πρέπει να καταργήσετε αυτό το πλαίσιο κειμένου εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται στην εκτύπωση.
Βήμα 5. Προσαρμόστε την οπτική εμφάνιση που θέλετε να αλλάξετε
Μπορείτε να προσαρμόσετε διάφορα στοιχεία επιλέγοντας ένα και αλλάζοντάς το στην ετικέτα Αρχική σελίδα. Μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το χρώμα, το μέγεθος και ούτω καθεξής για οποιοδήποτε αντικείμενο στο Excel.
Βήμα 6. Εισαγάγετε σημαντικές ημερομηνίες
Αφού διαμορφωθεί σωστά το ημερολόγιο, μπορείτε να αρχίσετε να εισάγετε σημαντικές ημερομηνίες και πληροφορίες. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συμπληρώσετε στις σημαντικές ημερομηνίες και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε περισσότερα από ένα συμβάντα την ίδια ημερομηνία, προσαρμόστε το διάστημα όπως απαιτείται.
Μέθοδος 2 από 2: Εισαγωγή λιστών Excel στο ημερολόγιο του Outlook
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα νέο κενό υπολογιστικό φύλλο στο Excel
Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από το Excel στο ημερολόγιο του Outlook. Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολες εργασίες όπως η εισαγωγή προγραμμάτων εργασίας.
Βήμα 2. Προσθέστε τον κατάλληλο τίτλο στο υπολογιστικό φύλλο
Είναι ευκολότερο να εισαγάγετε τη λίστα στο Outlook εάν το υπολογιστικό φύλλο έχει μορφοποιηθεί με τον σωστό τίτλο. Εισαγάγετε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στην πρώτη γραμμή:
- Θέμα
- Ημερομηνία έναρξης
- Ωρα έναρξης
- Ημερομηνία λήξης
- Τέλος χρόνου
- Περιγραφή
- Τοποθεσία
Βήμα 3. Εισαγάγετε κάθε καταχώριση ημερολογίου σε μια νέα γραμμή
Το πλαίσιο "Θέμα" είναι το όνομα του συμβάντος όπως εμφανίζεται στο ημερολόγιο. Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε κάτι για κάθε πλαίσιο, αλλά θα χρειαστείτε τουλάχιστον "Ημερομηνία έναρξης" και "Θέμα".
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει την ημερομηνία σύμφωνα με την τυπική μορφή N/Y/MM/MM/MM/Y/Y, έτσι ώστε το Outlook να μπορεί να την διαβάσει σωστά.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε συμβάντα που εκτείνονται σε πολλές ημέρες με τις δυνατότητες "Ημερομηνία έναρξης" και "Ημερομηνία λήξης".
Βήμα 4. Ανοίξτε το μενού "Αποθήκευση ως"
Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη συμβάντων στη λίστα, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο σε μορφή που μπορεί να διαβάσει το Outlook.
Βήμα 5. Επιλέξτε "CSV (οριοθετημένο με κόμμα)" από το μενού τύπου αρχείου
Αυτή είναι μια κοινή μορφή που μπορεί να εισαχθεί σε διάφορα προγράμματα, συμπεριλαμβανομένου του Outlook.
Βήμα 6. Αποθηκεύστε το αρχείο
Δώστε στη λίστα ένα όνομα και αποθηκεύστε το σε μορφή CSV. Κάντε κλικ στο "Ναι" όταν το Excel σας ρωτήσει εάν θέλετε να συνεχίσετε.
Βήμα 7. Ανοίξτε το ημερολόγιο του Outlook
Το πρόγραμμα Outlook είναι ενσωματωμένο στο Office και συνήθως εγκαθίσταται στον υπολογιστή σας εάν έχετε επίσης εγκατεστημένο το Excel. Όταν ανοίξει το Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί "Ημερολόγιο" στην κάτω αριστερή γωνία για να εμφανίσετε το ημερολόγιο.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην ετικέτα "Αρχείο" και επιλέξτε "Άνοιγμα & εξαγωγή"
Θα δείτε πολλές επιλογές για το χειρισμό δεδομένων του Outlook.
Βήμα 9. Επιλέξτε "Εισαγωγή/Εξαγωγή" (εισαγωγή/εξαγωγή)
Αυτή η επιλογή θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο για εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων εντός και εκτός του Outlook.
Βήμα 10. Επιλέξτε "Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο" και στη συνέχεια "Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα
" Θα σας ζητηθεί να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε να ανεβάσετε.
Βήμα 11. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση" και βρείτε το αρχείο CSV που δημιουργήθηκε στο Excel
Συνήθως μπορείτε να το βρείτε στο φάκελο Έγγραφα εάν δεν αλλάξατε την προεπιλεγμένη τοποθεσία για το Excel.
Βήμα 12. Βεβαιωθείτε ότι το "Ημερολόγιο" έχει επιλεγεί ως φάκελος προορισμού
Συνήθως αυτός ο φάκελος επιλέγεται αυτόματα επειδή βρίσκεστε στην προβολή Ημερολόγιο στο Outlook.
Βήμα 13. Κάντε κλικ στο "Τέλος" για να εισαγάγετε το αρχείο
Η λίστα σας θα υποβληθεί σε επεξεργασία και σημαντικές ημερομηνίες θα προστεθούν στο ημερολόγιο του Outlook. Μπορείτε να βρείτε σημαντικές ημερομηνίες στα κατάλληλα κουτιά τους, με τους χρόνους να ορίζονται σύμφωνα με τη λίστα. Εάν αυτή η ημερομηνία συνοδεύεται από περιγραφή, θα την δείτε αφού την επιλέξετε.
