Χρησιμοποιήστε το εργαλείο ορθογραφικού ελέγχου στο Microsoft Word για να διορθώσετε τα σημεία στίξης. Βρείτε το πατώντας το πλήκτρο F7 (στα Windows), κάνοντας κλικ στο μικρό τετράγωνο εικονίδιο στο κάτω άκρο της οθόνης ή κάνοντας κλικ στην επιλογή "Ορθογραφία και γραμματική" κάτω από την ετικέτα Αναθεώρηση. Μπορείτε επίσης να διαβάσετε το έγγραφο χειροκίνητα κάνοντας δεξί κλικ στο περιεχόμενο του εγγράφου το οποίο έχει υπογραμμιστεί αυτόματα με κόκκινη ή πράσινη ζιγκ-ζαγκ γραμμή.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Χειροκίνητος έλεγχος
Βήμα 1. Αναζητήστε πράσινες ή κόκκινες υπογραμμίσεις στο έγγραφο
Εάν υπάρχουν γραμμές ζιγκ -ζαγκ κάτω από μια λέξη, σημαίνει ότι η λέξη είναι γραμματικά ή συντακτικά λανθασμένη. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο ορθογραφίας και γραμματικής καθώς αυτά τα σημάδια εμφανίζονται αυτόματα όταν κάνετε λάθος. Οι περισσότερες εκδόσεις του Word θα διορθώσουν αυτόματα ελαφρώς ανορθόγραφες λέξεις, αλλά τα σημεία στίξης θα πρέπει να διορθωθούν μόνοι σας.
Θα πρέπει να υπάρχει μια μικρή εικόνα βιβλίου στο κάτω μέρος της σελίδας, κοντά στην κάτω αριστερή γωνία. Εάν δείτε ένα τσιμπούρι, σημαίνει ότι δεν υπάρχουν σφάλματα στο έγγραφο. Εάν υπάρχει κόκκινο Χ, κάντε κλικ στο εικονίδιο του βιβλίου. Το πρόγραμμα θα εμφανίσει διάφορα σφάλματα και προτεινόμενες διορθώσεις
Βήμα 2. Κάντε δεξί κλικ για να δείτε τις παρεχόμενες προτάσεις
Όταν κάνετε δεξί κλικ σε μια κόκκινη ή πράσινη υπογραμμισμένη λέξη, εμφανίζεται ένα μενού που προσφέρει ενέργειες και προτάσεις. Θα πρέπει να δείτε μια λίστα με προτεινόμενες "σωστές εναλλακτικές λύσεις" στη λέξη ή τη φράση. Έχετε επίσης την επιλογή να αγνοήσετε (Παράβλεψη) ή να αγνοήσετε όλα (Παράβλεψη όλων).
Για παράδειγμα, αν γράψετε "με", το Word θα σας δώσει την επιλογή να διορθώσετε τη λέξη σε "με". ή «άκου»
Βήμα 3. Επιλέξτε τη σωστή επιδιόρθωση
Κάντε κλικ στη σωστή πρόταση και το πρόγραμμα θα αντικαταστήσει τη λανθασμένη λέξη με τη λέξη που επιλέξατε. Και πάλι, εάν έχετε αμφιβολίες, αναζητήστε τη σωστή ορθογραφία της λέξης στο διαδίκτυο.
Βήμα 4. Προσπαθήστε να μάθετε τη σωστή χρήση των σημείων στίξης
Δώστε προσοχή σε λέξεις που συχνά είναι ανορθόγραφες. Προσπαθήστε να μάθετε από τα λάθη για να μειωθούν. Εξασκηθείτε στη διόρθωση της ορθογραφίας σας και προσπαθήστε να μάθετε μόνοι σας όταν κάνετε λάθος. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, χρησιμοποιήστε μια κάρτα ή μια εφαρμογή rote για να εξασκηθείτε χρησιμοποιώντας τη σωστή στίξη.
Μέθοδος 2 από 3: Αλλαγή ρυθμίσεων γραμματικής
Βήμα 1. Μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις γραμματικής
Στο Word, κάντε κλικ στην ετικέτα "Αρχείο" και μετά "Επιλογές". Από εκεί, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιβεβαίωση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις" από τη λίστα στην ενότητα "Κατά τη διόρθωση ορθογραφίας και γραμματικής στο Word". Από εδώ, μπορείτε να πείτε στον Ορθογραφικό έλεγχο να αναζητήσει ορισμένα συνηθισμένα σφάλματα στίξης, όπως κόμματα σε λίστες, διπλά κενά ή τελείες στο τέλος των λέξεων σε εισαγωγικά.
Βήμα 2. Ελέγξτε το κόμμα πριν από το τελευταίο στοιχείο της λίστας
Αυτά τα κόμματα συχνά αναφέρονται ως κόμματα της Οξφόρδης και μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ή όχι σε λίστες. Στο μενού Ρυθμίσεις γραμματικής, στην ενότητα "Απαιτείται κόμμα πριν από το τελευταίο στοιχείο λίστας", επιλέξτε μία από τις ακόλουθες ρυθμίσεις:
- Μην Ελέγξτε (αποεπιλέξτε): Επιλέξτε "Μην ελέγχετε" εάν θέλετε το εργαλείο ελέγχου γραμματικής να επισημαίνει όλες τις προτάσεις με κόμματα.
- ποτέ (ποτέ): Ο γραμματικός έλεγχος θα σημειώσει προτάσεις που έχουν κόμμα πριν από το τελευταίο στοιχείο της λίστας. Για παράδειγμα, «Ενώ περιπλανιόμουν στο δάσος, είδα ένα λιοντάρι, μια τίγρη και ένα ελάφι».
- Πάντα (πάντα): Η λέξη θα σας ειδοποιεί για προτάσεις που δεν έχουν το τελευταίο κόμμα. Για παράδειγμα, «Ενώ περιπλανιόμουν στο δάσος, είδα ένα λιοντάρι, μια τίγρη και ένα ελάφι».
Βήμα 3. Βρείτε σημεία στίξης μέσα στο απόσπασμα
Στην ενότητα "Απαιτείται στίξη με εισαγωγικά", επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
- Μην Ελέγξτε: Η λέξη δεν θα επισημαίνει φράσεις με βάση την αλληλεπίδραση εισαγωγικών και σημείων στίξης.
- Μέσα (μέσα): Η λέξη θα σημειώσει τη φράση μέσα στο απόσπασμα όταν το αντίστοιχο κόμμα βρίσκεται έξω από το εισαγωγικό. Για παράδειγμα, αυτή η πρόταση θα σημειωνόταν: Η Τζάκα αποκαλεί τον καλλιτέχνη «ντίβα», αλλά της αρέσει κρυφά η κομψότητά της.
- εξω απο (έξω): Η λέξη θα επισημάνει τη φράση μέσα στο απόσπασμα όπου το αντίστοιχο κόμμα βρίσκεται επίσης μέσα στο εισαγωγικό. Οι ακόλουθες προτάσεις θα επισημανθούν: Η Τζάκα αποκαλεί τον καλλιτέχνη «ντίβα», αλλά λατρεύει κρυφά την κομψότητά της.
Βήμα 4. Ελέγξτε το διάστημα μεταξύ των λέξεων
Η λέξη μπορεί να σηματοδοτήσει προτάσεις που έχουν πολύ κενό μεταξύ των λέξεων. Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
- Μην Ελέγξτε: Επιλέξτε "δεν ελέγχετε" εάν δεν θέλετε ο γραμματικός έλεγχος να επισημαίνει κενά σε φράσεις.
- 1 (διάστημα): Η λέξη θα σηματοδοτήσει όλες τις προτάσεις που έχουν περισσότερα από ένα κενά μεταξύ της λέξης και της επόμενης πρότασης.
- 2 (διάστημα): Ο γραμματικός έλεγχος θα σημειώσει προτάσεις που έχουν μόνο ή περισσότερα από δύο κενά μετά την περίοδο.
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση του εργαλείου ορθογραφικού ελέγχου
Βήμα 1. Ανοίξτε το έγγραφο του Word που θέλετε να ελέγξετε
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει την πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου. Εάν θέλετε να ελέγξετε τα σημεία στίξης για ένα ολόκληρο έγγραφο, κάντε κλικ στην ετικέτα "Ορθογραφία και γραμματική" για να ανοίξετε ένα εύχρηστο εργαλείο ορθογραφικού ελέγχου. Εάν θέλετε να ελέγξετε τα σημεία στίξης για μια συγκεκριμένη ενότητα κειμένου, απλώς επισημάνετε το κείμενο πριν κάνετε κλικ στο εργαλείο ορθογραφικού ελέγχου.
Βήμα 2. Μεταβείτε στην ενότητα "Ορθογραφία και γραμματική"
Αρχικά, κάντε κλικ στην ετικέτα Αναθεώρηση στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word (μεταξύ αλληλογραφίας και προβολής). Θα εμφανιστεί μια λίστα με διάφορες επιλογές επεξεργασίας. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ορθογραφία & γραμματική"; είναι στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης, ακριβώς κάτω από το "Αρχείο". Κάντε κλικ σε αυτό και το εργαλείο θα πραγματοποιήσει ορθογραφικό έλεγχο σε ολόκληρο το έγγραφο. Εάν εντοπιστεί σφάλμα, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο πλαίσιο με επιλογές διόρθωσης.
- Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή Windows, μπορείτε απλά να πατήσετε το πλήκτρο πρόσβασης F7 ενώ το Word ξεκινά τον ορθογραφικό έλεγχο.
- Όλες οι λέξεις που δεν είναι σωστά γραμμένες θα εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Τα ουσιαστικά που το πρόγραμμα δεν αναγνωρίζει θα είναι μπλε και τα γραμματικά λάθη θα είναι πράσινα.
Βήμα 3. Ελέγξτε τις προτάσεις διόρθωσης για κάθε λέξη
Για κάθε γραμματικό σφάλμα, ένα αναδυόμενο πλαίσιο θα παρέχει κάποιες προτάσεις βελτίωσης. Θα έχετε επίσης την επιλογή "Αγνοήστε" (αγνοήστε), "Αγνοήστε όλα" (αγνοήστε όλα) ή "Προσθήκη στο λεξικό" (προσθήκη στο λεξικό). Κατανοήστε ότι κάθε μία από αυτές τις επιλογές σημαίνει:
- Η παράβλεψη θα πει στο πρόγραμμα ότι δεν υπάρχουν σφάλματα στη συγκεκριμένη λέξη, αλλά δεν εμποδίζει τον αλγόριθμο ορθογραφικού ελέγχου να ελέγξει την επόμενη λέξη που εμφανίζεται.
- Η παράβλεψη όλων θα ειδοποιήσει το πρόγραμμα ότι όλες αυτές οι συγκεκριμένες ορθογραφίες είναι σωστές, αρκεί να εμφανίζονται στο σχετικό έγγραφο. Όλες οι κόκκινες και πράσινες ζιγκ -ζαγκ υπογραμμίσεις θα εξαφανιστούν κάνοντας το έγγραφο ευκολότερο να διαβαστεί και να ελεγχθεί.
- Προσθήκη στο λεξικό θα εισαγάγει μόνιμα αυτήν την ορθογραφία στη βιβλιοθήκη λέξεων του "γνωστού". Θα μπορείτε να γράψετε αυτήν τη λέξη (με την ίδια ακριβώς ορθογραφία) στο επόμενο έγγραφο χωρίς να ξανασημανθείτε.
Βήμα 4. Επιλέξτε τη σωστή επιδιόρθωση για κάθε σφάλμα στίξης
Θα σας δοθούν πολλές επιλογές για κάθε λέξη που πρέπει να διορθωθεί, οπότε επιλέξτε τη σωστή. Κάντε κλικ σε μια προτεινόμενη λέξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή. Εάν έχετε γράψει λάθος σε διάφορα μέρη, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή όλων για να τα διορθώσετε όλα ταυτόχρονα.
Εάν δεν γνωρίζετε τη σωστή πρόταση, αναζητήστε τη σχετική λέξη στο διαδίκτυο και προσπαθήστε να κατανοήσετε την κοινή ορθογραφία της. Οι προηγμένες μηχανές αναζήτησης θα αντλήσουν ακόμη και αποτελέσματα από σωστά γραμμένες εκδόσεις λέξεων
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο "OK" για να ολοκληρώσετε τον έλεγχο, εάν σας ζητηθεί
Όταν δεν υπάρχουν άλλα λάθη στίξης για διόρθωση, θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ότι ο ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος έχει ολοκληρωθεί. Αφού κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο ή να συνεχίσετε να εργάζεστε. Μπορείτε να επαναλάβετε τον ορθογραφικό έλεγχο αν προκύψουν άλλα θέματα στίξης!
