Τα συνέδρια είναι το κατάλληλο μέρος για άτομα που έχουν τα ίδια ενδιαφέροντα να συναντηθούν και να ανταλλάξουν τις πιο πρόσφατες ιδέες στους αντίστοιχους τομείς τους. Τα συνέδρια γίνονται συνήθως τακτικά από εκπαιδευτικά ιδρύματα, εταιρείες, κλιμακωτές ομάδες μάρκετινγκ, θρησκευτικές κοινότητες και άλλα. Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε ένα συνέδριο, ξεκινήστε προετοιμάζοντας ένα λεπτομερές πρόγραμμα εργασίας μαζί με μια σειρά δραστηριοτήτων που πρέπει να πραγματοποιηθούν, για παράδειγμα καθορίζοντας την τοποθεσία του συνεδρίου, φτιάχνοντας μια λίστα συμμετεχόντων, συντάσσοντας υλικό, προετοιμάζοντας εξοπλισμό για παρουσιάσεις, παροχή γευμάτων και διάφορες άλλες ανάγκες που πρέπει να μελετηθούν και να προγραμματιστούν όσο το δυνατόν καλύτερα. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα ενώ εφαρμόζετε τα σχέδιά σας, ηρεμήστε και έχετε εμπιστοσύνη ότι μπορείτε να αντέξετε οικονομικά το συνέδριο. Μια σημαντική πτυχή που καθορίζει την επιτυχία της διεξαγωγής ενός συνεδρίου είναι η υλοποίηση δραστηριοτήτων μία προς μία, ενώ παράλληλα καταρτίζεται μια λίστα με τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί και αυτές που πρέπει ακόμη να γίνουν.
Βήμα
Μέρος 1 από 4: Σχεδιασμός του Συνεδρίου: Πρώιμο στάδιο
Βήμα 1. Κάντε προετοιμασίες εκ των προτέρων
Ο προγραμματισμός για το συνέδριο θα πρέπει να ξεκινήσει τουλάχιστον οκτώ μήνες νωρίτερα, ακόμη και νωρίτερα εάν το συνέδριο θα είναι μεγάλο ή μεγάλο σε μέγεθος.
- Λάβετε υπόψη ότι πολλές αίθουσες συνεδριάσεων και εγκαταστάσεις εστίασης πρέπει να κάνουν κράτηση αρκετούς μήνες νωρίτερα. Επιπλέον, οι συμμετέχοντες που ζουν εκτός πόλης πρέπει να κανονίσουν τα ταξίδια τους ώστε να μπορούν να παρακολουθήσουν το συνέδριο.
- Επιπλέον, οι χορηγοί και οι μεγάλες εταιρείες μπορεί επίσης να προγραμματίσουν τον ετήσιο προϋπολογισμό τους αρκετούς μήνες νωρίτερα. Έτσι, η οικονομική και η μη οικονομική υποστήριξη από αυτούς για την εκδήλωσή σας θα πρέπει να διαπραγματευτεί εκ των προτέρων.
Βήμα 2. Σχηματίστε μια επιτροπή
Πολλά σημαντικά ζητήματα πρέπει να αποφασιστούν κατά την προετοιμασία για ένα συνέδριο. Με τη δημιουργία μιας επιτροπής, θα λάβετε πληροφορίες από πολλά άτομα πριν λάβετε μια απόφαση. Θα σας βοηθήσουν επίσης να σκεφτείτε τις λεπτομέρειες.
- Προσλάβετε συντονιστές, δηλαδή βασικό προσωπικό που θα λάβει σημαντικές αποφάσεις και θα αφιερώσει πολύ χρόνο στον συντονισμό. Εάν διαθέτετε επαρκή κεφάλαια, προσλάβετε έναν συντονιστή για να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε και να μοιραστείτε εργασίες.
- Μάθετε αν έχουν γίνει συνέδρια για το ίδιο θέμα. Εάν ναι, καλέστε τον συντονιστή που πραγματοποίησε το συνέδριο να συμμετάσχει στην επιτροπή. Εάν δεν μπορεί να συμμετάσχει, ρωτήστε εάν μπορείτε να ζητήσετε υλικό που έχει ήδη καλυφθεί για να διευκολύνει την προετοιμασία του συνεδρίου.
Βήμα 3. Θέστε στόχους και δημιουργήστε μια ατζέντα εργασίας
Γράψτε για ποιο πράγμα πραγματοποιείτε το συνέδριο και αυτό θα αποτελέσει τη βάση για κάθε απόφαση. Γνωρίζοντας τι θέλετε να δώσετε και σε ποιον πριν από την προετοιμασία για το συνέδριο θα σας διευκολύνει να εφαρμόσετε τα σχέδιά σας.
Εάν δεν έχετε πραγματοποιήσει ποτέ συνέδριο, ξεκινήστε προγραμματίζοντας ένα μικρό, σύντομο συνέδριο. Εξετάστε το ενδεχόμενο διεξαγωγής ενός συνεδρίου 1-2 ημερών με χωρητικότητα 250-300 συμμετεχόντων
Βήμα 4. Καθορίστε την τοποθεσία και την ημερομηνία του συνεδρίου
Παρόλο που οι νέες ημερομηνίες και τοποθεσίες μπορούν να καθοριστούν αφού έχετε κάνει ένα λεπτομερές σχέδιο, θα πρέπει να εκτιμήσετε πόσο χρόνο θα έχετε στη διάθεσή σας για προετοιμασία.
- Πριν ορίσετε μια ημερομηνία, αναζητήστε πληροφορίες εκ των προτέρων σχετικά με το μήνα και την ημέρα που συνήθως πραγματοποιείται το συνέδριο, έτσι ώστε να μην εμποδίζεται η εφαρμογή. Για παράδειγμα, στην Ευρώπη, τα συνέδρια πραγματοποιούνται συνήθως μεταξύ Μαρτίου και Ιουνίου ή Σεπτεμβρίου και Νοεμβρίου, Δευτέρα-Τρίτη ή Πέμπτη-Παρασκευή, επειδή οι συμμετέχοντες ενδιαφέρονται λιγότερο να παρακολουθήσουν συνέδρια σε άλλες ώρες. Μάθετε το ακριβές πρόγραμμα στην τοποθεσία σας πριν αποφασίσετε για μια ημερομηνία διάσκεψης.
- Η διάρκεια του συνεδρίου εξαρτάται από τον εκτιμώμενο αριθμό συμμετεχόντων και όλα τα απαραίτητα που πρέπει να παρέχονται κατά τη διάρκεια του συνεδρίου. Για 250-300 άτομα, προγραμματίστε ένα συνέδριο που θα διαρκέσει 2 ολόκληρες ημέρες.
- Εξετάστε τη δυνατότητα διεξαγωγής ενός συνεδρίου εντός της πόλης, αλλά βεβαιωθείτε ότι υπάρχει πρόσβαση στο πλησιέστερο αεροδρόμιο, διαμονή και επαρκείς εγκαταστάσεις. Σας συνιστούμε να πραγματοποιήσετε ένα συνέδριο σε μια μεγάλη πόλη ή τουριστικό προορισμό για να προσελκύσετε περισσότερους ανθρώπους που θέλουν να συμμετάσχουν στο συνέδριο.
Βήμα 5. Καθορίστε τον τίτλο του συνεδρίου
Αφού καθορίσετε τον τίτλο, μπορείτε να δημοσιεύσετε και να κάνετε σχέδια, επειδή υπάρχει ήδη βεβαιότητα για το υλικό ως βάση για τη διάδοση πληροφοριών μέσω των κοινωνικών μέσων.
Επιλέξτε έναν τίτλο που υποδηλώνει το σκοπό ή/και το υπόβαθρο των συμμετεχόντων στο συνέδριο. Αναζητήστε έμπνευση χρησιμοποιώντας τους τίτλους των συνεδρίων που έχουν πραγματοποιηθεί, αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε αποφασίσει μόνοι σας
Μέρος 2 από 4: Προετοιμασία για το Συνέδριο
Βήμα 1. Κάντε οικονομικό προϋπολογισμό
Καμία δραστηριότητα δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί χωρίς τον υπολογισμό του ποσού των κεφαλαίων που πρέπει να δαπανηθούν λεπτομερώς, για παράδειγμα για ενοικίαση κτιρίου, προετοιμασία υλικών και πληρωμή τελών ομιλητή. Όλα τα έξοδα πρέπει να αναφέρονται στον οικονομικό προϋπολογισμό. Εάν αναθέτετε ευθύνες, βεβαιωθείτε ότι ο βοηθός σας τηρεί το όριο προϋπολογισμού που έχετε ορίσει.
Το ύψος του προϋπολογισμού επηρεάζεται από την παρουσία ή την απουσία χορηγών. Μπορείτε να ζητήσετε από τον χορηγό να παράσχει κεφάλαια για τη χρηματοδότηση του συνεδρίου. Ωστόσο, ο χορηγός έχει επίσης το δικαίωμα να καθορίσει ορισμένα πράγματα στο συνέδριο. Για παράδειγμα: προσδιορισμός του ποιος θα παρουσιάσει μια παρουσίαση ή πρόταση ενός ομιλητή ως ενός από τους συμμετέχοντες στην ομάδα, για παράδειγμα: ένας επιτυχημένος επιχειρηματίας σε μια χορηγική εταιρεία και εισαγωγή μιας μάρκας τοποθετώντας ένα λογότυπο σε όλα τα υλικά του συνεδρίου. Το πλεονέκτημα, ο χορηγός θα παρέχει κεφάλαια εκ των προτέρων, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αμέσως για να πραγματοποιήσετε το σχέδιο
Βήμα 2. Καθορίστε την τιμή και τον τρόπο πώλησης εισιτηρίων
Ορισμένα συνέδρια είναι δωρεάν, μερικά είναι πολύ ακριβά. Πριν καθορίσετε τις τιμές των εισιτηρίων και πώς να τις πουλήσετε, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες πτυχές:
- Ποιο είναι το κόστος που συνεπάγεται η προετοιμασία για το συνέδριο; Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε ένα συνέδριο μικρής κλίμακας που δεν κοστίζει πολλά χρήματα, σας συνιστούμε να μην χρεώνετε τους συμμετέχοντες. Εναλλακτικά, οι συμμετέχοντες καλούνται να πληρώσουν εισιτήρια για να καλύψουν τα έξοδα προετοιμασίας του συνεδρίου.
- Καθορίστε το τέλος εγγραφής εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε ένα συνέδριο για αρκετές ημέρες ή να παρέχετε γεύματα. Τα τέλη εγγραφής συνεδρίων σε μεγάλες πόλεις της Ινδονησίας κυμαίνονται από αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες έως εκατομμύρια ρουπίες.
- Πολλά συνέδρια χρεώνουν κλιμακωτά τέλη ανάλογα με τη θέση ή την κατάσταση του συμμετέχοντα. Για παράδειγμα: τα ακαδημαϊκά συνέδρια συνήθως χρεώνουν τους μαθητές λιγότερο από τους δασκάλους. Οι υπάλληλοι των χορηγών χρεώνονται επίσης λιγότερο από τους κανονικούς συμμετέχοντες.
Βήμα 3. Αποφασίστε για μια τοποθεσία συνεδρίου
Όταν επιλέγετε μια τοποθεσία, λάβετε υπόψη τον αριθμό των συμμετεχόντων, την ευκολία πρόσβασης στην τοποθεσία, τη διαθεσιμότητα θέσης στάθμευσης, την απόσταση από και προς τις δημόσιες συγκοινωνίες, τα αεροδρόμια και τα ξενοδοχεία. Εκτός από την εύρεση κατάλληλου χώρου για το συνέδριο, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να το φτάσουν εύκολα.
Αναζητήστε πληροφορίες για κτίρια ή ξενοδοχεία που παρέχουν αίθουσες συνεδριάσεων εντός της πόλης. Για μικρά συνέδρια, νοικιάστε ένα δωμάτιο σε μια εκκλησία ή άλλο συνεδριακό σπίτι
Βήμα 4. Εκμεταλλευτείτε τη βοήθεια του προσωπικού που εργάζεται ως διευθυντικό στέλεχος συνεδριάσεων
Εάν υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι στο κτίριο που επιλέγετε για το συνέδριο, αξιοποιήστε στο έπακρο. Το προσωπικό είναι εξοικειωμένο με τα καθημερινά του καθήκοντα και είναι έτοιμο να απαντήσει σε ερωτήσεις, να λύσει προβλήματα ή να δώσει συμβουλές όταν είναι απαραίτητο.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση δραστηριοτήτων στην αίθουσα συνεδριάσεων, για παράδειγμα για να χειριστεί λεπτομερείς ρυθμίσεις συνεδρίων. Παρόλο που υπάρχει χρέωση, δεν χρειάζεται να κάνετε όλες αυτές τις δραστηριότητες μόνοι σας, καθώς θα χρειαστεί πολύς χρόνος για αρκετές εβδομάδες
Βήμα 5. Καθορίστε το μενού κατανάλωσης
Λάβετε υπόψη ότι οι συμμετέχοντες πρέπει να βρουν φαγητό κατά τη διάρκεια του συνεδρίου και είναι πιθανό ότι πολλοί συμμετέχοντες δεν γνωρίζουν τι φαγητό είναι διαθέσιμο γύρω από το χώρο του συνεδρίου. Εξετάστε αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία τροφοδοσίας για να προσφέρετε πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και σνακ ή μάθετε αν ο διευθυντής της αίθουσας συνεδρίων μπορεί να ετοιμάσει γεύματα για όλους τους συμμετέχοντες.
Όταν επιλέγετε ένα μενού, λάβετε υπόψη ότι πολλοί άνθρωποι δεν πρέπει να τρώνε συγκεκριμένα τρόφιμα λόγω αλλεργιών ή προτιμήσεων. Οι έμπειροι επιχειρηματίες υπηρεσιών εστίασης μπορούν να προσφέρουν αρκετές επιλογές, για παράδειγμα: μενού για χορτοφάγους, χωρίς ξηρούς καρπούς, χωρίς γλουτένη, φαγητό χαλάλ ή άλλες επιλογές μενού
Βήμα 6. Αφιερώστε χρόνο για να κάνετε έναν έλεγχο ιστότοπου
Αφού έχετε φροντίσει για όλα τα πράγματα που πρέπει να προετοιμαστούν, αφιερώστε χρόνο για να επισκεφθείτε τον χώρο του συνεδρίου μια μέρα νωρίτερα. Μην περιμένετε μέχρι να έρθει η νέα σας ημέρα D με τους συμμετέχοντες που θα συμμετάσχουν στο συνέδριο.
Μια μέρα νωρίτερα, ελάτε στον χώρο του συνεδρίου και πραγματοποιήστε μια συνάντηση με όλο το προσωπικό που εμπλέκεται για να διασφαλίσετε ότι όλα είναι καλά προετοιμασμένα μέχρι τις παραμικρές λεπτομέρειες
Μέρος 3 από 4: Δημιουργία χρονοδιαγράμματος συνεδρίων
Βήμα 1. Προγραμματίστε το συνέδριο
Αφού αποκτήσετε μια μεγάλη εικόνα των θεμάτων που θα συζητηθούν και καθορίσετε τον τίτλο του συνεδρίου, ετοιμάστε ένα πρόγραμμα ξεκινώντας από το άνοιγμα του συνεδρίου έως το κλείσιμο. Τα συνέδρια μπορούν να πραγματοποιηθούν με διάφορους τρόπους ανάλογα με τον επιχειρηματικό τομέα που συζητείται. Για να διευκολυνθεί ο προγραμματισμός, τα συνέδρια γίνονται συνήθως με την ακόλουθη σειρά:
- Ξεκινήστε τη διάσκεψη με μια εισαγωγική ή εναρκτήρια ομιλία που συνήθως εκφωνείται από γνωστό πρόσωπο σε συγκεκριμένο επιχειρηματικό τομέα και έχει γίνει γνωστός ομιλητής. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε την εκδήλωση το βράδυ και στη συνέχεια να ολοκληρώσετε με δείπνο ή ως την πρώτη συνεδρία το πρωί για να ξεκινήσετε το συνέδριο.
- Χωρίστε το υπόλοιπο πρόγραμμα σε μικρότερες συνεδρίες. Εάν το συνέδριο πραγματοποιείται κατόπιν αιτήματος των συμμετεχόντων σύμφωνα με τις προτάσεις τους, προσαρμόστε το υλικό στις ανάγκες των συμμετεχόντων. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε προγράμματα εργαστηρίων, κλιπ ταινιών ή άλλο υλικό στο πρόγραμμα του συνεδρίου. Ανάλογα με τον αριθμό των παρόντων συμμετεχόντων, καθορίστε αν σε κάθε συνεδρία μπορούν να παρακολουθήσουν όλοι οι συμμετέχοντες (ονομάζεται «ολομέλεια») ή οι συμμετέχοντες πρέπει να χωριστούν σε πολλές ομάδες και κάθε ομάδα θα παρακολουθήσει παράλληλα διαφορετικές συνεδρίες ανάλογα με την επιλογή της (ονομάζεται «ομάδες”).
- Κλείστε τη διάσκεψη καλώντας τους ομιλητές να παρουσιάσουν υλικό που παρακινεί ή προκαλεί τους συμμετέχοντες.
Βήμα 2. Αποφασίστε τον τρόπο διεξαγωγής της συνεδρίας
Μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο διεξαγωγής της συνεδρίας ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας, για παράδειγμα διδάσκοντας, συζητώντας περιπτώσεις, πραγματοποιώντας σεμινάρια, παρουσιάζοντας τα πιο πρόσφατα αποτελέσματα πολιτικής ή έρευνας, θέτοντας ερωτήσεις ή παρουσιάζοντας διαφάνειες.
- Η επιλογή του τρόπου παράδοσης του υλικού θα επηρεάσει τη στρατηγική δημοσίευσης. Έτσι, ετοιμάστε όσο το δυνατόν νωρίτερα υλικό που είναι πολύ χρήσιμο για τους συμμετέχοντες.
- Η διάρκεια κάθε συνεδρίας μπορεί να ξεκινά από 45 λεπτά έως 3 ώρες ανάλογα με τον αριθμό των παρουσιάσεων και του περιεχομένου που παραδίδεται.
Βήμα 3. Εξετάστε αν θέλετε να συμπεριλάβετε άλλες δραστηριότητες
Σκεφτείτε χρήσιμες δραστηριότητες που θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν στο πρόγραμμα και παίζουν σημαντικό ρόλο στην υποστήριξη της επιτυχίας του συνεδρίου, για παράδειγμα:
- Προγραμματίστε δραστηριότητες προς όφελος του οργανισμού που συμμετέχει στο συνέδριο, όπως μια επαγγελματική συνάντηση ή μια παρουσίαση βραβείων.
- Παρέχετε φαγητό εάν οι συμμετέχοντες χρεώνονται με τέλος εγγραφής. Εάν δεν υπάρχει χρέωση, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να φέρουν μεσημεριανό γεύμα (ως τελευταία επιλογή). Οι συμμετέχοντες συνήθως περιμένουν να φάνε τουλάχιστον ένα γεύμα. Εάν η τοποθεσία του συνεδρίου βρίσκεται στην πόλη, κάντε ένα διάλειμμα, ώστε οι συμμετέχοντες να γευματίσουν σε ένα κοντινό εστιατόριο.
- Ρωτήστε αν οι συμμετέχοντες θα ήθελαν να προγραμματίσουν μια ψυχαγωγική εκδήλωση, για παράδειγμα: κάντε μια περιήγηση στην πόλη, παρακολουθήστε μια κωμική παράσταση τη νύχτα, παρακολουθήστε μια ταινία ή παρακολουθήστε μια παράσταση στο θέατρο. Η εκδήλωση μπορεί να είναι πιο κατάλληλη για ένα συνέδριο που πραγματοποιείται σε μια μεγάλη πόλη ή για μια εταιρεία, αλλά όχι πάντα.
Μέρος 4 από 4: Δημοσίευση
Βήμα 1. Καθορίστε τους συμμετέχοντες που θα παρευρεθούν
Τα συνέδρια είναι πολύ διαφορετικά, για παράδειγμα συνέδρια που είναι ακαδημαϊκά, θρησκευτικά και επιχειρηματικά με διαφορετικούς συμμετέχοντες. Πριν προγραμματίσετε, βεβαιωθείτε ότι αρκετοί συμμετέχοντες ενδιαφέρονται να παρακολουθήσουν το συνέδριο.
Δεν χρειάζεται να κάνετε πολλή δημοσιότητα εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε συνέδρια για μικρές ομάδες, όπως οι υπάλληλοι της εταιρείας ή οι εκκλησιαστικές κοινότητες. Μπορείτε να ενημερώσετε τα σχέδια συνεδρίων στέλνοντας ένα email, ανακοινώνοντας το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας ή/και ειδοποιώντας σε μια διοικητική συνάντηση
Βήμα 2. Ζητήστε από τους ηγέτες της εταιρείας να συμμετάσχουν
Για να πείσετε τους ανθρώπους της εταιρείας σας, πρέπει να βρείτε έναν ελκυστικό τίτλο ή να προσκαλέσετε έναν εξαιρετικό ομιλητή.
Αφού λάβετε επιβεβαίωση από γνωστούς ομιλητές, συμπεριλάβετε τις πληροφορίες στο υλικό του συνεδρίου και ενημερώστε τους πιθανούς συμμετέχοντες
Βήμα 3. Δημιουργήστε έναν ιστότοπο
Σήμερα, τα ψηφιακά μέσα είναι ένα πολύ σημαντικό εργαλείο για την επιτυχία του συνεδρίου. Δημιουργήστε ένα όνομα ιστότοπου με συνδέσμους που είναι εύκολο να βρεθούν αν αναζητήσετε τη λέξη -κλειδί τίτλου του συνεδρίου ή άλλες λέξεις που σχετίζονται με το συνέδριο. Γράψτε λεπτομερείς πληροφορίες για το συνέδριο στον ιστότοπο και συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο σε όλα τα έντυπα και διαφημιστικά υλικά που σχετίζονται με το συνέδριο.
- Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, την ώρα και τη διεύθυνση της τοποθεσίας του συνεδρίου στον ιστότοπο, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων διάσημων ομιλητών. Ενημερώστε επίσης τη μεταφορά, τη διαμονή, τις ενδιαφέρουσες τοποθεσίες και τα προγράμματα των συνεδρίων, εάν υπάρχουν.
- Συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο ιστότοπου εάν οι συμμετέχοντες μπορούν να εγγραφούν.
Βήμα 4. Τοποθετήστε μια διαφήμιση
Ξεκινήστε τη διαφήμιση πολύ νωρίτερα (ένα χρόνο νωρίτερα), έτσι ώστε οι ομιλητές να μπορούν να υποβάλλουν προτάσεις που περιέχουν υλικό που θα παρουσιαστεί στο συνέδριο. Επιλέξτε τον σωστό τρόπο δημοσίευσης ανάλογα με το μέγεθος του συνεδρίου και το ιστορικό των συμμετεχόντων. Εξετάστε από πού λαμβάνουν τις πληροφορίες τους οι πιθανοί συμμετέχοντες, ίσως από:
- Τα κοινωνικά μέσα, για παράδειγμα από τους λογαριασμούς του χορηγού στο Facebook και το Twitter
- Λίστα επαφών στα Listservs και διευθύνσεις email
- Ιστολόγιο, περιοδικό, εφημερίδα ή επαγγελματικό περιοδικό
- Αφίσες, φυλλάδια ή άλλες ειδοποιήσεις που αποστέλλονται σε σχετικούς ομίλους, οργανισμούς ή εταιρείες
Βήμα 5. Ζητήστε προτάσεις
Κατά την προετοιμασία ενός σχεδίου διαφήμισης, δηλώστε ότι είστε ανοιχτοί στην εγγραφή ή περιμένετε την υποβολή μεμονωμένων ή ομαδικών προτάσεων με τη μορφή εγγράφων, προτάσεων πίνακα ή υλικού εργαστηρίου.
Μπορείτε να καθορίσετε τη διάρκεια της πρότασης σύμφωνα με την επιχειρηματική δραστηριότητα. Στον τομέα της εκπαίδευσης, τα συνέδρια μικρής κλίμακας απαιτούν συνήθως περιλήψεις μερικών εκατοντάδων λέξεων, ενώ μεγάλης κλίμακας συνεδριάσεις απαιτούν πλήρη χειρόγραφα
Βήμα 6. Ξεκινήστε την αποδοχή εγγραφών
Προετοιμάστε τις εγκαταστάσεις ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να εγγραφούν πριν από το συνέδριο, παρόλο που είναι ακόμα λίγοι μήνες νωρίτερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκτιμήσετε τον αριθμό των συμμετεχόντων που θα παρευρεθούν.
- Δημιουργήστε έναν ιστότοπο που συνδέεται με τον ιστότοπο του συνεδρίου για εγγραφή. Εάν δεν έχετε τις τεχνικές δεξιότητες για να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο, χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα υπηρεσία. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες επί πληρωμή της RegOnline, η οποία είναι μια εταιρεία που φροντίζει την ηλεκτρονική εγγραφή για διάφορα γεγονότα, επεξεργάζεται τα δεδομένα και σας τα στέλνει διευκολύνοντας την πρόσβαση των χρηστών σε αυτά.
- Οι συμμετέχοντες μπορούν επίσης να εγγραφούν μέσω τηλεφώνου ή τηλεομοιοτυπίας εάν έχετε τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε τις αποδείξεις πληρωμής χρησιμοποιώντας πιστωτική κάρτα.
- Εάν δεν αποδέχεστε εγγραφή στο διαδίκτυο ή τηλέφωνο, δημιουργήστε μια φόρμα αίτησης PDF και ανεβάστε την στον ιστότοπο. Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι μπορούν να εκτυπώσουν τη φόρμα, να τη συμπληρώσουν και να την στείλουν με μια επιταγή ή απόδειξη μεταφοράς στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας.
- Προκειμένου οι συμμετέχοντες να εγγραφούν νωρίς, προσφέρετε εκπτώσεις για τους συμμετέχοντες που πραγματοποιούν πληρωμές τουλάχιστον ένα μήνα νωρίτερα. Οι τιμές των εισιτηρίων είναι ελαφρώς ακριβότερες εάν οι συμμετέχοντες πληρώσουν στον χώρο του συνεδρίου.
Συμβουλές
- Ρωτήστε τον ομιλητή εάν χρειάζεται πρόσθετο εξοπλισμό για την παρουσίαση, όπως σκηνή, τηλεόραση, μεγάλη οθόνη ή υπολογιστή.
- Όταν επιλέγετε ένα μενού τροφίμων, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν συμμετέχοντες που πρέπει να κάνουν δίαιτα ορισμένων τροφίμων.
- Όταν συγκρίνετε το κόστος ενοικίασης, ζητήστε τιμές για φαγητό, νερό, αναψυκτικά κ.λπ. γιατί μπορεί να είναι πολύ ακριβό.
- Όταν επιλέγετε μια αίθουσα, λάβετε υπόψη τον σκοπό του συνεδρίου και αποφασίστε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το αμφιθέατρο ή καρέκλες και τραπέζια για τη λήψη σημειώσεων.
