Έχετε γράψει ποτέ επίσημη επιστολή αίτησης στο παρελθόν; Οι επίσημες επιστολές αίτησης υποβάλλονται συνήθως για διάφορους λόγους, όπως η είσπραξη οφειλών, η ζήτηση βοήθειας ή η ζήτηση από κάποιον άλλο να κάνει κάτι συγκεκριμένο. Στην ιδανική περίπτωση, η επιστολή αίτησης δεν πρέπει να έχει περισσότερη από μία σελίδα. Με άλλα λόγια, το αίτημά σας πρέπει να μεταφερθεί με απλό, σαφή, αυτοπεποίθηση και ευθύ τρόπο, τελειώνοντας με τη σωστή πρόταση. Λοιπόν, ποια είναι η σωστή πρόταση για να κλείσετε ένα γράμμα αίτησης; Σε γενικές γραμμές, η τελευταία πρόταση του γράμματος εξαρτάται πολύ από τον σκοπό του γράμματος και την ταυτότητα του παραλήπτη της επιστολής. Για παράδειγμα, εάν το γράμμα απευθύνεται σε κάποιον που γνωρίζετε προσωπικά, μη διστάσετε να το τελειώσετε με έναν πιο απλό τόνο. Εν τω μεταξύ, εάν το γράμμα είναι γραμμένο με επαγγελματικό σκοπό, βεβαιωθείτε ότι το τελειώνετε με έναν πιο επίσημο τόνο.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Λήξη της Προσωπικής Εφαρμογής
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ένα στυλ ευγενικής γλώσσας
Σε μια προσωπική επιστολή αίτησης, είναι γενικά απαραίτητο ο συντάκτης επιστολών να παρέχει πρώτα τους λόγους πίσω από την αίτησή τους και στη συνέχεια να μεταφέρει την αίτηση με απλό, σαφή και συγκεκριμένο τρόπο. Μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε μια ευγενική και λιγότερο απαιτητική επιλογή πόλης, όπως "Θα θέλατε" ή "Θα θέλατε", έτσι ώστε ο παραλήπτης της επιστολής να μην αισθάνεται συγκλονισμένος από το αίτημά σας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Θα σας πείραζε να συνοδεύσετε την αδερφή μου σε μια φιλανθρωπική εκδήλωση για να μην χρειαστεί να βγει μόνη της;"
Βήμα 2. Παρουσιάστε το αίτημά σας παρακολούθησης σε μια νέα παράγραφο
Εάν πρέπει να λάβετε μια απάντηση σε μια συγκεκριμένη στιγμή ή εάν ο παραλήπτης πρέπει να κάνει κάτι άλλο που σχετίζεται με το αίτημα, συμπεριλάβετε το σε ξεχωριστή παράγραφο. Έτσι, ο παραλήπτης της επιστολής θα γνωρίζει ότι η εφαρμογή παρακολούθησης είναι δευτερεύουσα, αλλά εξακολουθεί να σχετίζεται με την κύρια εφαρμογή.
Ακόμα με το ίδιο παράδειγμα, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε ένα αίτημα παρακολούθησης, όπως: "Θα το εκτιμούσαμε πολύ αν την παραλάβατε στο σπίτι για να πάει σε μια φιλανθρωπική εκδήλωση και την αφήσετε αργότερα"
Βήμα 3. Ευχαριστώ τον παραλήπτη που εξέτασε το αίτημα
Αφού υποβληθεί το αίτημά σας, συμπεριλάβετε μια σύντομη δήλωση ευχαριστώντας τον παραλήπτη της επιστολής. Αν θέλετε, μεταφέρετε επίσης πόσο σημαντική και ουσιαστική είναι η βοήθειά τους για εσάς.
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε κάτι όπως: «Σας ευχαριστούμε πολύ που είστε πρόθυμοι να μας βοηθήσετε. Η βοήθειά σας θα είναι πολύ χρήσιμη για την αδελφή μου που θέλει να παρακολουθήσει τη φιλανθρωπική εκδήλωση »
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που μπορεί να χρειάζεται να γνωρίζει ο παραλήπτης
Εάν το αίτημά σας πρέπει να υποβληθεί με συγκεκριμένο τρόπο ή σε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα, συμπεριλάβετε το μετά την ευγνωμοσύνη σας. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας, σε περίπτωση που ο παραλήπτης της επιστολής θέλει να επικοινωνήσει πρώτα μαζί σας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Προς ενημέρωσή σας, η αδελφή μου πρέπει να συναντηθεί με τους διοργανωτές πριν ξεκινήσει η εκδήλωση. Γι 'αυτό, πρέπει να φτάσει στον χώρο της εκδήλωσης τουλάχιστον μία ώρα νωρίτερα"
Υπόδειξη:
Αφού συμπεριλάβετε τις πρόσθετες πληροφορίες, μην ξεχάσετε να πείτε ξανά ευχαριστώ. Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης της επιστολής δεν θα αισθανθεί ότι επιβαρύνεται από το αίτημα ή ακόμη και ότι η καλοσύνη του εκμεταλλεύεται εσάς.
Βήμα 5. Συμπεριλάβετε έναν τελευταίο χαιρετισμό πριν γράψετε το όνομά σας στο τέλος της επιστολής
Ένας απλός χαιρετισμός κλεισίματος όπως το "Salam" είναι κατάλληλο να συμπεριληφθεί στο τέλος μιας προσωπικής επιστολής αίτησης. Εάν εσείς και ο παραλήπτης της επιστολής είστε πιο κοντά ή πιο κοντά, χρησιμοποιήστε έναν πιο ζεστό τόνο κλεισίματος χαιρετισμού, όπως "Χαιρετισμοί" ή "Πάντα αγάπη".
Προσθέστε ένα κόμμα μετά το τέλος του χαιρετισμού και, στη συνέχεια, αφήστε δύο κενές γραμμές για την υπογραφή σας. Μετά από αυτές τις δύο κενές γραμμές, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας
Μέθοδος 2 από 2: Λήξη επιχειρηματικών εφαρμογών
Βήμα 1. Καθορίστε την αίτησή σας στο σώμα της επιστολής
Όταν γράφετε μια επίσημη επιστολή αίτησης για επαγγελματικούς, επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς σκοπούς, θυμηθείτε να συμπεριλάβετε τον σκοπό της επιστολής από την αρχή. Εάν είναι δυνατόν, υποβάλετε το αίτημά σας συγκεκριμένα στην πρώτη πρόταση της επιστολής και όχι στο τέλος.
Δεδομένου ότι το αίτημά σας εξηγήθηκε στην αρχή της επιστολής, δεν χρειάζεται να το επαναλάβετε στο τέλος της επιστολής
Βήμα 2. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για το χρόνο και την προσοχή
Σε μια νέα παράγραφο, γράψτε μια σύντομη πρόταση ευχαριστώντας τον παραλήπτη που αφιέρωσε τον πολύτιμο χρόνο του για να διαβάσει και να εξετάσει το αίτημά σας. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει ότι εκτιμάτε τη διάθεσή του.
Για παράδειγμα, μπορεί να συμπεριλάβετε κάτι όπως: «Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για να εξετάσετε το αίτημά μου. Το εκτιμώ πραγματικά."
Υπόδειξη:
Αφού ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για το χρόνο και την προσοχή, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια συγγνώμη όπως, "Συγγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε", εάν είναι απαραίτητο.
Βήμα 3. Δώστε την προθεσμία που πρέπει να γνωρίζει ο παραλήπτης
Εάν πρέπει να λάβετε απάντηση στην επιστολή έως μια συγκεκριμένη ώρα, μην ξεχάσετε να δώσετε στον παραλήπτη την ημερομηνία και την ώρα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να δώσετε μια σύντομη αιτιολογία για τη σημασία του καθορισμού της προθεσμίας.
Για παράδειγμα, μπορεί να συμπεριλάβετε κάτι σαν: «Συγγνώμη για το ξαφνικό, αλλά χρειάζομαι την απάντησή σας πριν από τη Δευτέρα 22 Απριλίου, επειδή έχω κλείσει ήδη το αεροπορικό μου εισιτήριο εκείνη την ημέρα και θα επιστρέψω μόνο στο (όνομα της πόλης σας) 2 εβδομάδες μετά από αυτό »
Βήμα 4. Παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας, ώστε οι παραλήπτες να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας εάν έχουν απορίες
Βοηθήστε τον παραλήπτη της επιστολής να επικοινωνήσει μαζί σας εύκολα και γρήγορα, ειδικά εάν χρειάζεστε απάντηση στο εγγύς μέλλον. Το κόλπο, απλώς περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας με τα οποία μπορεί εύκολα να επικοινωνήσει κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, παρακαλώ καλέστε με στον αριθμό γραφείου: 222-123-4567."
Βήμα 5. Τελειώστε την επιστολή με έναν επίσημο και ευγενικό χαιρετισμό
Μερικά παραδείγματα κλεισίματος χαιρετισμών που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια επίσημη επιστολή επιχειρηματικής εφαρμογής είναι "Με εκτίμηση" ή "Χαιρετισμοί". Μετά το τέλος του χαιρετισμού, μην ξεχάσετε να προσθέσετε ένα κόμμα και, στη συνέχεια, αφήστε δύο κενές γραμμές για την υπογραφή σας. Μετά από αυτές τις δύο κενές γραμμές, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας.
Εάν χρειάζεστε πρόσθετες πληροφορίες, όπως συγκεκριμένο τίτλο εργασίας ή αριθμό αναγνώρισης, προσθέστε το ακριβώς κάτω από το πλήρες όνομά σας
Συμβουλές
- Μην ξεχάσετε να επεξεργαστείτε το γράμμα πριν από την εκτύπωση και την υπογραφή του. Θυμηθείτε, το παραμικρό λάθος μπορεί να βλάψει την αξιοπιστία σας και να διατρέξει τον κίνδυνο να μην εκπληρωθεί το αίτημά σας από τον παραλήπτη της επιστολής.
- Κρατήστε ένα αντίγραφο της επιστολής στο προσωπικό σας αρχείο, τουλάχιστον μέχρι να ολοκληρωθεί η αίτησή σας.
- Εάν σκοπεύετε να στείλετε μια επιστολή μέσω Διαδικτύου αντί για την ταχυδρομική υπηρεσία, η μορφή που χρησιμοποιείται είναι στην πραγματικότητα η ίδια. Στο τέλος της επιστολής, αφήστε χώρο για την υπογραφή ακόμη και αν αδειάσει αργότερα, εκτός εάν έχετε ψηφιακή υπογραφή που μπορείτε να επισυνάψετε.
