Γενικά, το Excel μπορεί να εντοπίσει κείμενο διαχωρισμένο με καρτέλα και να το επικολλήσει αυτόματα σε διαφορετική στήλη. Ωστόσο, εάν αυτός ο αυτόματος εντοπισμός δεν λειτουργεί και όλο το κείμενο που αντιγράψατε επικολλήθηκε σε μία στήλη, ίσως χρειαστεί να ελέγξετε τις ρυθμίσεις του Excel ή το κείμενο που επικολλήσατε. Το Excel μπορεί να έχει ρυθμιστεί ώστε να δέχεται διαφορετικό χαρακτήρα διαχωρισμού ή το κείμενο που επικολλάτε να διαχωρίζεται με κενά αντί για καρτέλες. Η λειτουργία Κείμενο σε στήλες στο Excel μπορεί να επιλέξει τον σωστό χαρακτήρα διαχωριστή και να διαχωρίσει σωστά τα δεδομένα σε διαφορετικές στήλες.
Βήμα
Βήμα 1. Αντιγράψτε ολόκληρο το διαχωρισμένο κείμενο από την καρτέλα
Το κείμενο με οριοθέτηση καρτέλας είναι μια μορφή αποθήκευσης πινάκων με τη μορφή αρχείων κειμένου. Κάθε κελί χωρίζεται με καρτέλες και κάθε καταχώρηση βρίσκεται στη δική του σειρά. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να αντιγράψετε στο Excel και, στη συνέχεια, αντιγράψτε το κείμενο.
Βήμα 2. Στο Excel, επιλέξτε το κελί προορισμού
Τα δεδομένα που αντιγράφετε θα επικολληθούν στο κελί που επιλέξατε και τα κελιά παρακάτω και στα δεξιά του.
Βήμα 3. Επικολλήστε τα δεδομένα που μόλις αντιγράψατε
Εάν χρησιμοποιείτε μια νέα έκδοση του Excel και εάν τα δεδομένα σας έχουν διαχωριστεί από καρτέλα, τα δεδομένα θα επικολληθούν στα κατάλληλα κελιά. Η καρτέλα στα δεδομένα θα είναι ο νέος δείκτης κελιών. Εάν όλα τα δεδομένα σας εμφανίζονται σε μία στήλη, ελέγξτε τις ρυθμίσεις του Excel για να βεβαιωθείτε ότι αποδέχεστε τον τύπο του διαχωριστικού χαρακτήρα, όπως ένα κόμμα. Μπορείτε να αλλάξετε τον αποδεκτό χαρακτήρα διαχωριστή μέσω της λειτουργίας Κείμενο σε στήλες.
Βήμα 4. Επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα δεδομένα
Εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν επικολληθεί σωστά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ενσωματωμένου κειμένου σε στήλες του Excel για να τα μορφοποιήσετε.
- Κάντε κλικ σε ένα γράμμα στήλης στο επάνω μέρος του παραθύρου για να επιλέξετε γρήγορα μια ολόκληρη στήλη.
- Η λειτουργία Κείμενο σε στήλες μπορεί να χειριστεί δεδομένα μόνο σε μία στήλη κάθε φορά.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κείμενο σε στήλες
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων.
Εάν χρησιμοποιείτε το Office 2003, κάντε κλικ στο μενού Δεδομένα> Κείμενο σε στήλες
Βήμα 6. Επιλέξτε Delimited και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο
Το Excel θα αναζητήσει έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα ως διαχωριστικό δεδομένων.
Βήμα 7. Επιλέξτε τον χαρακτήρα διαχωριστή δεδομένων
Εάν τα δεδομένα σας είναι διαχωρισμένα με καρτέλα, ελέγξτε την επιλογή Καρτέλα και καταργήστε την επιλογή των άλλων επιλογών. Ελέγξτε τα δεδομένα που επικολλήσατε για τον χαρακτήρα διαχωριστή. Εάν τα δεδομένα σας διαχωρίζονται με πολλά κενά αντί για καρτέλες, ελέγξτε την επιλογή Space και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιμετώπιση διαδοχικών οριοθετητών ως ένα. Ωστόσο, εάν τα δεδομένα σας έχουν πολλαπλά διαστήματα χωρισμένα με κενά και βρίσκονται στην ίδια στήλη, η διαδικασία μετατροπής μπορεί να είναι προβληματική.
Βήμα 8. Επιλέξτε τη μορφή της πρώτης στήλης
Αφού επιλέξετε τον χαρακτήρα διαχωριστή, μπορείτε να ορίσετε τη μορφή δεδομένων σε κάθε στήλη. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ Γενικά, Κείμενο ή Ημερομηνία.
- Επιλέξτε την επιλογή Γενικά εάν τα δεδομένα που επικολλάτε είναι αριθμοί και γράμματα.
- Επιλέξτε την επιλογή Κείμενο εάν τα δεδομένα που επικολλάτε είναι μόνο κείμενο, όπως ένα όνομα.
- Επιλέξτε την ημερομηνία εάν τα δεδομένα που επικολλάτε είναι τυπική μορφή ημερομηνίας.
Βήμα 9. Επαναλάβετε τη διαδικασία μετατροπής για τις άλλες στήλες επιλέγοντας τη στήλη που θέλετε και επιλέγοντας τη μορφή
Μπορείτε επίσης να αγνοήσετε ορισμένες στήλες κατά τη μετατροπή δεδομένων.
Βήμα 10. Ολοκληρώστε τη διαδικασία
Αφού μορφοποιήσετε κάθε στήλη, κάντε κλικ στο Τέλος για να εφαρμόσετε τις αλλαγές. Τα δεδομένα σας θα διαχωριστούν σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που επιλέξατε στο παράθυρο Κείμενο σε στήλη.
