Η ικανότητα να είναι διπλωματικός παίζει σημαντικό ρόλο στην καθημερινή ζωή, για παράδειγμα για τους διευθυντές που θέλουν να βελτιώσουν το εργασιακό κλίμα για να το κάνουν πιο ευνοϊκό ή για άτομα που θέλουν να βελτιώσουν τις δεξιότητες επίλυσης συγκρούσεων. Το να είσαι διπλωματικός σημαίνει να εξετάζεις προσεκτικά πριν μιλήσεις ή να ενεργήσεις προκειμένου να πάρεις την καταλληλότερη απόφαση. Ωστόσο, αυτό δεν είναι εύκολο να γίνει σε ορισμένες περιπτώσεις. Για να είστε διπλωματικοί, να είστε ένα ήρεμο άτομο με ικανότητα να ενεργείτε τακτικά, να επιλύετε προβλήματα και να δημιουργείτε καλές σχέσεις με τους άλλους.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Αποτελεσματική επικοινωνία
Βήμα 1. Επιλέξτε σοφά τις λέξεις
Ακόμα κι αν εννοείτε καλά, θυμηθείτε ότι αυτά που λέτε μπορεί να βλάψουν τα συναισθήματα των άλλων ανθρώπων. Πριν συζητήσετε ένα ευαίσθητο θέμα, αναρωτηθείτε αν πρόκειται να πείτε κάτι αληθινό, χρήσιμο και ευγενικό. Χρησιμοποιήστε τις λέξεις "εγώ" ή "εγώ" για να περιγράψετε τις σκέψεις σας, αντί να μαντέψετε τι σκέφτεται ή αισθάνεται το άλλο άτομο.
- Για παράδειγμα: μπορεί να πείτε, "Δεν συμφωνώ με την απόφαση που ελήφθη στη σημερινή συνάντηση", αντί να πείτε, "Θα μετανιώσετε για τη λάθος απόφαση".
- Κάντε μια δήλωση βασισμένη στη δική σας άποψη και προοπτική.
- Μην επιτίθεστε ή κατηγορείτε τους άλλους.
- Αν θέλετε να συζητήσετε κάτι σοβαρό με κάποιον, προετοιμάστε εκ των προτέρων τι θέλετε να πείτε.
Βήμα 2. Προσαρμόστε το ύφος της ομιλίας στην κατάσταση που σας ενδιαφέρει
Πριν στείλετε ένα μήνυμα, μάθετε ποιος θα σας ακούσει να μιλάτε, ώστε να μπορούν να λαμβάνουν και να κατανοούν το μήνυμά σας όσο καλύτερα μπορούν. Εξετάστε αν πρέπει να στείλετε email, να επικοινωνήσετε προφορικά, να συζητήσετε σε ομάδες ή να μιλήσετε ένα προς ένα.
- Για παράδειγμα: Θέλετε να κοινοποιήσετε ένα σχέδιο εξοικονόμησης κόστους στο προσωπικό. Χρησιμοποιήσατε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να μεταφέρετε ευαίσθητες πληροφορίες, αλλά ήταν μπερδεμένο. Ως εκ τούτου, πραγματοποιήστε μια συνάντηση με το προσωπικό για να εξηγήσετε την πραγματική κατάσταση και να δώσετε την ευκαιρία να κάνετε ερωτήσεις.
- Προγραμματίστε συναντήσεις για να μιλήσετε με το προσωπικό ξεχωριστά, εάν χρειαστεί ή ζητηθεί από το προσωπικό.
Βήμα 3. Να είστε ανοιχτοί σε νέες ιδέες
Αντί να παίρνετε αποφάσεις με βάση μόνο τη δική σας κρίση, ακούστε πρώτα τις απόψεις των άλλων. Ευχαριστήστε τους που τους είπαν τι ήθελαν για να νιώσουν άνετα και να συνεχίσουν να το κάνουν αυτό. Αφιερώστε χρόνο για να λάβετε υπόψη τις απόψεις των άλλων ανθρώπων, αλλά στηρίξτε το όταν λάβετε την καλύτερη απόφαση.
Για παράδειγμα: "Σας ευχαριστώ Hansen για την ανησυχία σας. Θα λάβω υπόψη τις συμβουλές σας για το πώς να παραμείνετε υγιείς και θα αναζητήσω περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό."
Βήμα 4. Να είστε διεκδικητικοί και να χρησιμοποιείτε τη γλώσσα του σώματος όταν επικοινωνείτε
Δείξτε εμπιστοσύνη όταν μιλάτε σε άλλους ανθρώπους, αντί να είστε επιθετικοί. Μιλήστε ήρεμα και ευγενικά ενώ έχετε οπτική επαφή. Μην σταυρώνετε τα χέρια και τα πόδια σας ενώ κάθεστε συζητώντας.
Εάν υπάρχει κάτι που δεν καταλαβαίνετε, παραδεχτείτε το με ειλικρίνεια, για παράδειγμα λέγοντας: "Δεν το καταλαβαίνω αυτό και δεν ξέρω ακόμα την απάντηση, αλλά θα μάθω περισσότερα γι 'αυτό"
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε έμμεσο λόγο
Αντί να εκφράζετε τις σκέψεις και τα συναισθήματά σας όπως είναι, χρησιμοποιήστε έναν πιο λεπτό τρόπο. Το να δίνεις συμβουλές είναι καλύτερο από το να πεις σε κάποιον άλλο να κάνει κάτι. Οι διπλωματικές προσωπικότητες δεν δίνουν εντολές, αλλά προσπαθούν να δώσουν έμπνευση για να παρακινήσουν τους άλλους. Ο στόχος σας είναι να οικοδομήσετε ομαδική εργασία και να τους διατηρήσετε κίνητρα για να επιτύχουν το καλύτερο.
- Για παράδειγμα: αν θέλετε να συμφιλιώσετε τα παιδιά που τσακώνονται, πείτε τους: "Καλύτερα να σκεφτείτε έναν τρόπο να μοιράζεστε τα υπνοδωμάτια για να διατηρείτε τα πράγματα ενωμένα".
- Αν θέλετε να παρακινήσετε έναν υφιστάμενο που συχνά καθυστερεί, πείτε του: «Για να μην αργήσετε ξανά, προσπαθήστε να πάτε στη δουλειά νωρίτερα». Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε γιατί, ώστε να μπορείτε να δώσετε τις πιο κατάλληλες συμβουλές.
Βήμα 6. Προσέξτε τη συμπεριφορά σας
Μια από τις σημαντικές πτυχές του να είσαι διπλωματικός είναι να συμπεριφέρεσαι καλά. Όταν επικοινωνείτε με κάποιον, περιμένετε τη σειρά σας για να μιλήσετε και μην διακόψετε. Μιλήστε με λόγια ενθάρρυνσης και μην προσβάλλετε ποτέ τους άλλους. Διατηρήστε τον ήχο της φωνής φυσικό και ουδέτερο. Μην κακολογείτε ή φωνάζετε σε άλλους.
Βήμα 7. Ελέγξτε τα συναισθήματά σας
Να θυμάστε ότι πρέπει να είστε διπλωματικοί όταν αλληλεπιδράτε με οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπων που είναι δυσάρεστοι και συμπεριφέρονται με προσβλητικό τρόπο. Εάν αντιμετωπίζετε άγχος ενώ αλληλεπιδράτε με κάποιον, προσπαθήστε να ηρεμήσετε παίρνοντας βαθιές αναπνοές. Πηγαίνετε στην τουαλέτα για να μείνετε μόνοι εάν αισθάνεστε ότι κλαίτε ή θυμώνετε.
- Εξασκηθείτε στο διαλογισμό για να ελέγξετε τα συναισθήματά σας χρησιμοποιώντας οδηγούς που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν μέσω διαδικτύου.
- Επιπλέον, μπορείτε να ηρεμήσετε για μια στιγμή εστιάζοντας την προσοχή σας, για παράδειγμα παρατηρώντας πώς αισθάνεστε όταν τα πόδια σας αγγίζουν το πάτωμα ή όταν οι γλουτοί σας αγγίζουν μια καρέκλα.
Μέθοδος 2 από 3: Αντιμετώπιση δύσκολων καταστάσεων
Βήμα 1. Καθορίστε την κατάλληλη στιγμή για μια συνομιλία
Εάν θέλετε να κάνετε μια σοβαρή συνομιλία με κάποιον, μιλήστε του όταν είστε και οι δύο ήρεμοι, ώστε η συζήτηση να μπορεί να κυλήσει ομαλά.
Βήμα 2. Αφήστε θετικά σχόλια πριν δώσετε άσχημα νέα
Εάν πρέπει να μεταφέρετε δυσάρεστες πληροφορίες, ανοίξτε τη συνομιλία παρέχοντας θετικές πληροφορίες ή ανατροφοδότηση για να κάνετε την ατμόσφαιρα πιο άνετη. Αυτό θα κάνει το άλλο άτομο να νιώσει πιο άνετα και να σας εμπιστευτεί.
- Εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε στο γάμο ενός φίλου, αντί να πείτε απλά "όχι", στείλτε μια κάρτα που λέει: "Συγχαρητήρια για τα σχέδια του γάμου σας την επόμενη εβδομάδα! Πρέπει να είχατε έναν υπέροχο γάμο! Λυπάμαι που δεν μπορούσα να έρθω, αλλά πάντα σου εύχομαι τα καλύτερα για σένα. Έχω ετοιμάσει ένα δώρο για σένα."
- Χρησιμοποιήστε τις ίδιες συμβουλές πριν δώσετε εποικοδομητική κριτική.
Βήμα 3. Εστίαση στα γεγονότα κατά τη συζήτηση θεμάτων
Συλλέξτε γεγονότα πριν συζητήσετε σημαντικά θέματα. Αντί να βασίζεστε σε συναισθήματα ή απόψεις, συζητήστε χρησιμοποιώντας λογική βασισμένη σε γεγονότα. Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, μην κατηγορείτε το άλλο άτομο, μην προσβληθείτε εύκολα και μην αμυνθείτε.
Για παράδειγμα: εάν υπάρχει εταιρική αναδιάρθρωση στη δουλειά, μην πάτε στο αφεντικό σας για να του πείτε "απορρίπτω αυτήν την αλλαγή". Αντ 'αυτού, πλησιάστε το αφεντικό σας εξηγώντας: "Το τελευταίο τρίμηνο, το τμήμα μας κατάφερε να αυξήσει τις πωλήσεις κατά 100%. Οι μειώσεις στους υπαλλήλους θα έχουν πολύ κακό αντίκτυπο στην ικανότητα της εταιρείας να παράγει κέρδη."
Βήμα 4. Σκεφτείτε τρόπους συμβιβασμού με το άλλο άτομο
Καθορίστε τι θέλετε και ρωτήστε τον τι θέλει και στη συνέχεια καθορίστε τον καταλληλότερο τρόπο για να το πραγματοποιήσετε.
Για παράδειγμα: ο σύζυγός σας θέλει να μετακομίσει σπίτι έτσι ώστε τα παιδιά να μπορούν να λάβουν καλύτερη εκπαίδευση. Δεν συμφωνείτε επειδή η τρέχουσα τοποθεσία του σπιτιού είναι κοντά στο γραφείο. Ως λύση, δώστε ευκαιρίες στα παιδιά να παρακολουθήσουν μαθήματα μετά το σχολείο ή να βρουν ένα σπίτι που δεν απέχει πολύ από τη δουλειά
Βήμα 5. Εξηγήστε τι σας αρέσει και τι δεν σας αρέσει για να καταλήξετε σε συμφωνία
Διαπραγματευτείτε αφού και τα δύο μέρη εξηγήσουν τις αντίστοιχες επιθυμίες τους. Το να είσαι διπλωμάτης μερικές φορές σημαίνει να παραιτηθείς από το να πάρεις αυτό που θέλεις. Κάντε το έτσι ώστε και οι δύο να συμβιβαστούν και να προοδεύσουν.
Για παράδειγμα: Θέλετε να μοιραστείτε μια εργασία με έναν συγκάτοικο. Είστε πρόθυμοι να κάνετε τα πιάτα, αλλά δεν σας αρέσει να κάνετε δουλειές στο σπίτι. Ο φίλος σου μπορεί να είναι το αντίθετο. Προτείνετε λοιπόν να κάνετε τα πιάτα και να τον σκουπίσει την αυλή
Βήμα 6. Να είστε ήρεμοι όταν λαμβάνετε άσχημα νέα
Όταν ακούτε την είδηση της απόλυσης ή του συζύγου σας που ζητά διαζύγιο, ένα διπλωματικό άτομο δεν εκνευρίζεται, δεν προσβάλλει ή δεν κλαίει. Θα παραμείνει ήρεμος και ώριμος. Αν λάβετε άσχημα νέα, πάρτε μερικές βαθιές ανάσες. Δώστε μια θετική αντίδραση και στη συνέχεια βρείτε ένα μέρος για να μείνετε μόνοι, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε τα συναισθήματά σας.
- Για παράδειγμα: πείτε στο αφεντικό σας, "Είμαι πολύ απογοητευμένος που ακούω για αυτήν την απόφαση. Θέλω να μάθω ποιος ήταν ο λόγος και είναι αυτή η απόφαση οριστική;"
- Μην αγνοείτε τα συναισθήματα που νιώθετε και μην αναζητάτε διαφυγή παίρνοντας ναρκωτικά και αλκοόλ. Αντ 'αυτού, μοιραστείτε το πρόβλημά σας με έναν φίλο, κάντε μια διασκεδαστική δραστηριότητα ή ασκηθείτε. Εάν αντιμετωπίζετε άγχος, συμβουλευτείτε έναν θεραπευτή ή σύμβουλο.
Βήμα 7. Πείτε ωραία πράγματα για άλλους ανθρώπους
Όταν άλλοι άνθρωποι διαδίδουν κουτσομπολιά, μην βάζετε βενζίνη στη φωτιά, ώστε να εξαπλωθεί το κουτσομπολιό. Αποφύγετε αρνητικά περιβάλλοντα γεμάτα κουτσομπολιά. Δείξτε καλό χαρακτήρα και ακεραιότητα χωρίς να κουτσομπολεύετε.
Βήμα 8. Να είστε ειλικρινείς και να είστε ο εαυτός σας
Μια από τις πιο σημαντικές πτυχές του να είσαι διπλωμάτης είναι να είσαι ο εαυτός σου. Όταν μιλάτε, πρέπει να έχετε το θάρρος να πείτε στον άλλον την αλήθεια. Διαφορετικά, δεν θα μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις επιθυμίες σας και να είστε σε μια γνήσια σχέση.
Για παράδειγμα: εάν κάνετε ένα λάθος που έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ομάδα εργασίας, μην κατηγορείτε κάποιον άλλο. Παραδεχτείτε το λάθος σας λέγοντας: "Έβαλα λάθος δεδομένα στην αναφορά μου, έτσι ήρθαν πολλές κλήσεις σήμερα. Λυπάμαι και θα το διορθώσω σύντομα. Είμαι έτοιμος να απαντήσω σε ερωτήσεις και να βοηθήσω αν χρειαστεί."
Βήμα 9. Μείνετε ήρεμοι κατά τη διάρκεια της συνομιλίας
Μην παίρνετε αποφάσεις που προκαλούν προβλήματα. Είναι καλή ιδέα να μείνετε μόνοι για λίγο, ώστε να μην πάρετε μια απόφαση για την οποία τελικά θα μετανιώσετε.
Για παράδειγμα: ένα μέλος του προσωπικού στη δουλειά σας ζητά να του δώσετε άδεια να εργάζεται από το σπίτι μια μέρα την εβδομάδα. Πριν τον απορρίψετε, σκεφτείτε πρώτα τι χρειάζεται και γιατί. Προσπαθήστε να κάνετε την καλύτερη δυνατή συμφωνία και προσφέρετε ίσες ευκαιρίες στο υπόλοιπο προσωπικό
Μέθοδος 3 από 3: Δημιουργία σχέσεων με άλλους
Βήμα 1. Συνηθίστε να χαιρετάτε άλλους ανθρώπους έτσι ώστε η ατμόσφαιρα να είναι πιο άνετη
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές του να είσαι διπλωματικός είναι να βοηθάς το άλλο άτομο να αισθάνεται άνετα όταν σε γνωρίζει. Αντί να μιλήσετε αμέσως για σοβαρά πράγματα, ξεκινήστε γνωρίζοντας ο ένας τον άλλον, για παράδειγμα λέγοντας ο ένας τον άλλον για δραστηριότητες του Σαββατοκύριακου, συνεργάτες, παιδιά ή χόμπι. Συζητήστε τα τελευταία νέα ή τις αγαπημένες τηλεοπτικές εκπομπές. Δείξτε ενδιαφέρον για αυτά που σας λέει, ώστε να αισθάνεται πιο άνετα να αλληλεπιδρά μαζί σας.
Πείτε χιουμοριστικές ιστορίες αν είναι δυνατόν
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε την ίδια γλώσσα σώματος
Δείξτε ενσυναίσθηση μιμούμενοι τη γλώσσα του σώματος και τη στάση τους. Αν κάθεται με το πηγούνι ανάσκελα, κάντε το ίδιο. Αυτός ο τρόπος δείχνει ότι θέλετε να συμμετέχετε στη συζήτηση.
Μην ξεχάσετε να χαμογελάτε την πρώτη φορά που θα συναντηθείτε
Βήμα 3. Πείτε το όνομα ενώ κουβεντιάζετε
Οι άνθρωποι συνήθως δίνουν θετική απάντηση όταν αναφέρεται το όνομά του. Πείτε λοιπόν το όνομά του κάθε τόσο καθώς μιλάτε.
Για παράδειγμα: ρωτήστε το συνηθισμένο: "Πού θα ήθελες να γευματίσεις, Κάιλα;" ή μιλήστε για κάτι πιο σοβαρό, για παράδειγμα: "Άντρη, λυπάμαι για το θάνατο της μητέρας σου"
Βήμα 4. Να είστε προσεκτικοί ακροατές
Όταν επικοινωνείτε προφορικά με κάποιον, μην ασχολείστε με το τηλέφωνό σας ή την ονειροπόληση. Αντ 'αυτού, ακούστε προσεκτικά τι έχει να πει για να καταλάβετε την οπτική του. Επαναλάβετε αυτό που είπε με τα δικά του λόγια για να αποδείξετε ότι ακούτε όταν μιλάει.
Για παράδειγμα: "Η φροντίδα μιας μητέρας και ενός μικρού παιδιού ακούγεται πολύ πιο υγιεινή για εσάς."
Βήμα 5. Κάντε ερωτήσεις
Δείξτε ότι ακούτε προσπαθώντας να καταλάβετε τι λέει. Κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου που απαιτούν σκέψη και όχι απλώς απαντήσεις "ναι/όχι".
